Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi xây dựng ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng là tiêu chuẩn quốc tế được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Tuy nhiên điều đấy không chứng minh cho việc xây dựng hệ thống ISO 9001 trong một tổ chức là dễ dàng. Trên thực tế, vẫn có nhiều doanh nghiệp không đủ điều kiện đạt chứng nhận ISO 9001 hoặc không duy trì được hệ thống do vấp phải một số lỗi sai dưới đây.

1. Không liên kết hệ thống quản lý chất lượng với nền tảng phát triển của tổ chức

Một số doanh nghiệp chỉ áp dụng ISO 9001 một cách máy móc mà không hiểu rõ bản chất về sứ mệnh – tầm nhìn – giá trị – mục tiêu – chiến lược của doanh nghiệp mình là gì. Mặc dù ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế, chứng nhận ISO 9001 được công nhận chung trên phạm vi toàn thế giới nhưng mỗi một doanh nghiệp với quy mô và nguồn lực khác nhau sẽ có một cách triển khai xây dựng và phân bổ nguồn lực khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ tổ chức của mình trước khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất thượng theo chuẩn ISO 9001.

2. Lãnh đạo chưa có sự quan tâm đúng mức

Một số lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp nhầm tưởng rằng chỉ cần thể hiện cam kết tuân thủ tuyệt đối trong giai đoạn đầu xây dựng hệ thống ISO 9001 là hoàn thành trách nhiệm. Đây là một nhận thức sai lầm. Lãnh đạo doanh nghiệp cần theo sát tình hình của hệ thống, thường xuyên tiếp nhận báo cáo và phân tích kết quả để đưa ra các chỉ đạo kịp thời. Sự xem xét của lãnh đạo không chỉ cần thiết khi có sự cố phát sinh mà còn quan trọng trong cả khâu phòng ngừa, vì vậy mà xem xét của lãnh đạo phải được thực hiện một cách liên tục trong suốt quá trình triển khai thực hiện. Mặt khác, sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo cũng sẽ khiến nhân viên có ý thức hơn trong việc tuân thủ.

3. Hạn chế trong việc thu thập ý kiến đánh giá của khách hàng

Một trong những phương pháp để xác minh tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng là xin ý kiến của khách hàng về sản phẩm bởi ISO 9001 hướng tới việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Đây là hoạt động được khuyến khích trong nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên việc thu thập ý kiến của khách hàng như thế nào cũng cần được doanh nghiệp xem xét cụ thể.

Phiếu điều tra khách hàng với hệ thống câu hỏi phức tạp và dài dòng đã không còn phù hợp với tình hình hiện nay. Không phải khách hàng nào cũng có thời gian để nghiên cứu và trả lời chúng. Các phiếu điều tra hiện nay thường được thiết kế theo xu hướng ngắn gọn, tập trung vào các vấn đề chính nhưng phải đảm bảo sự rõ ràng trong cách đặt câu hỏi để người trả lời không gặp khó khăn khi diễn giải. Nếu bộ câu hỏi dành cho khách hàng không được thiết kế một cách khoa học và logic thì thông tin mà doanh nghiệp thu về được sẽ ít có giá trị hoặc không có đủ độ tin cậy để sử dụng. Trong trường hợp như vậy, việc không có chút số liệu nào có khi còn tốt hơn là số liệu không đảm bảo dẫn đến những định hướng sai lệch.

Vì vậy, nếu muốn tham khảo ý kiến khách hàng, doanh nghiệp nên tập trung vào những câu hỏi mang tính cốt lõi và đơn giản như khách hàng cần gì và không cần gì, họ thấy hài lòng ở đâu và chưa hài lòng ở đâu. Không nên hạn chế câu trả lời của khách hàng trong phạm vi điều tra. Hãy khuyến khích khách hàng đưa ra ý kiến một cách chủ động và thoải mái bằng các câu hỏi mở.

5. Không phân loại sản phẩm lỗi

Quá trình sản xuất sẽ tạo ra 2 loại sản phẩm là sản phẩm đạt chuẩn và sản phẩm lỗi. Hai loại sản phẩn này cần phải được tách biệt và có quy trình xử lý riêng biệt. Điều này tưởng như dễ dàng thực hiện nhưng thực tế một số doanh nghiệp lại để hai loại sản phẩm ở chung một chỗ, thậm chí không có nhãn dán nào để nhận biết chúng một cách riêng biệt vì họ ngộ nhận rằng ai cũng biết đó là sản phẩm lỗi.

Việc không có sự phân biệt và kiểm soát khác giữa sản phẩm đạt chuẩn và sản phẩm lỗi dẫn đến tình trạng các sản phẩm bị cong, vỡ, hỏng vẫn được đem ra thị trường và phân phối tới tay khách hàng. Đây bị xem là một thiếu sót trong hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp nào cũng nên sửa chữa. Một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chủ động trong việc nhận biết các sản phẩm không phù hợp và tách riêng chúng ra khỏi các sản phẩm khác để loại bỏ nguy cơ vô tình sử dụng chúng. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 trong hệ thống, cần kiểm soát quá trình xử lý sản phẩm không phù hợp, ngăn ngừa các vi phạm có thể xảy ra.

5. Hành động khắc phục thất bại

Hành động khắc phục là khâu không thể thiếu khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Hành động khắc phục hướng tới mục tiêu loại bỏ các vấn đề, nguyên nhân tồn đọng trong quy trình sản xuất, kinh doanh để chúng không lặp lại. Do đó, nếu doanh nghiệp không thực hiện được các hành động khắc phục thì cũng đồng nghĩa với việc vấn đề vẫn tồn tại và sẽ tiếp tục gây ảnh hưởng tới hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy, doanh nghiệp cần sát sao với các hoạt động khắc phục, ưu tiên thực hiện những biện pháp có tính khả thi và hiệu quả nhất.

DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN ISO 9001 LÀ GÌ?

Chứng nhận ISO 9001 là hoạt động do tổ chức chứng nhận đánh giá một Doanh Nghiệp theo các yêu cầu và điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng.

Chứng chỉ ISO 9001 là kết quả đầu ra của hoạt động đánh giá chứng nhận ISO 9001 sau khi tổ chức chứng nhận xác định Doanh Nghiệp đã hoàn tất các hành động khắc phục theo đúng yêu cầu.

LỢI ÍCH KHI ĐƯỢC CHỨNG NHẬN

• Chứng nhận ISO 9001 đáp ứng yêu cầu của pháp luật
• Là công cụ hữu ích để quản lý chất lượng hiệu quả cho tất cả các ngành nghề
• Là cơ sở tạo ra các sản phẩm, dịch vụ đảm bảo chất lượng
• Hạn chế các rủi ro gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Tiết kiệm chi phí trong việc xử lý các sự cố phát sinh do khiếu nại, kiện tụng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
• Tạo điều kiện thuận lợi để tăng trưởng doanh thu
• Mở ra các cơ hội kinh doanh, hợp tác làm ăn trong nước và quốc tế
• Tạo ra lợi thế và sự khác biệt so với các đối thủ